Tips voor een kortere vergadering

Lange vergaderingen zorgen er vaak voor dat niet iedereen zijn aandacht erbij kan houden waardoor waardevolle informatie verloren kan gaan. Korter vergaderen kan er daarom voor zorgen dat werknemers en betrokkenen aandachtiger kunnen luisteren naar informatie die gedeeld wordt. Korter vergaderen betekent echter wel meer discipline en voorbereiding. Lees daarom hieronder de tips.

Benoem besproken punten

Benoem aan het begin van de vergadering de punten die besproken moeten worden en schat de tijd in hoe lang je per onderwerp bezig zal zijn. Maak hierin duidelijk dat alleen deze punten besproken worden. Op het moment dat iemand een ander onderwerp naar boven brengt, kun je diegene wijzen op het feit dat ze dit op een later moment in de agendapunten kunnen zetten. 

Voorkom reactie

Vaak zijn het de reacties in een vergadering die het langdradig maken. Je kunt dit voorkomen door in de vergadering aan te geven dat opmerkingen of aanvullingen later op papier of via de mail gestuurd kunnen worden. Zo laat je zien dat je wel degelijk wil luisteren naar de gedachtegang van de medewerker, maar dat het in dit gesprek geen prioriteit heeft. Pas hiermee wel op, zodat je de medewerker niet het gevoel geeft dat hij of zij geen inbreng heeft. 

Werk in groepjes

Niet iedereen zal baat hebben bij de onderdelen die besproken worden, je kunt de vergadering daarom opsplitsen in diverse groepjes waarbij je ieder groepje een relevant onderwerp laat bespreken. De uitkomst van deze onderwerpen kunnen aan het einde van de vergadering besproken worden met de volledige groep. Dit bijzonder vergaderen in Zwolle kun je doen bij Weidevol!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *