Offline vergaderen – dit heb je nodig

offline vergaderen - dit heb je nodig

Anno 2021 is online vergaderen groter dan ooit. Online meeting platforms als Meet, Teams en Zoom hebben het afgelopen jaar het aantal gebruikers exponentieel zien stijgen. Wanneer het niet mogelijk is om met groepen bij elkaar te komen, dan is online meeten een goed alternatief. Het blijft echter een alternatief, want er gaat niks boven face to face contact. Wat heb je tegenwoordig nodig voor offline vergaderingen, bijeenkomsten, workshops en cursussen? In deze blog zetten we het op een rij.

De juiste vergaderruimte vinden

Allereerst is het zaak om een ruimte te vinden voor de bijeenkomst. Hiervoor moet je weten hoeveel deelnemers je verwacht, waar deze vandaan komen en waar de meeting voor bedoeld is. Komen de deelnemers uit verschillende delen van het land, dan is het verstandig om een centrale plek te kiezen voor de meeting. Bij Vergadercentrum Vredenburg in Utrecht vind je tientallen zalen van diverse groottes. Hou daarbij rekening met de geldende normen van het moment. Moeten de aanwezigen bijvoorbeeld op een bepaalde afstand van elkaar zitten, dan heb je een grotere zaal nodig.

Inrichting en uitrusting

Heb je de gewenste grootte en de locatie van de vergaderzaal bepaald, dan is het tijd om de details op een rij te zetten. Hoe ga je de ruimte (laten) inrichten? Hoe wil je dat de deelnemers ten opzichte van elkaar zitten? Gaat er vooral gepraat en gediscussieerd worden, dan kies je waarschijnlijk voor een kringopstelling. Wordt er een presentatie gegeven, dan zal je de ogen en oren van de gegadigden vooral op het beamerscherm of whiteboard willen richten. Met dat laatste komen we op de uitrusting. Ook hierin kan je de nodige keuzes maken: laptop met beamerscherm of whiteboard, wel of geen microfoon met versterking, wil je hapjes en drankjes (laten) serveren, enzovoorts.

Heb je je wensen en benodigdheden op een rij? Dan is het tijd om je vergaderzaal te reserveren en je wensen te bespreken met de locatie. We wensen je heel veel succes met offline vergaderen!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *